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Schlosskeller Herrenberg · Kommunikation

Anfragen strukturiert.
Antworten automatisiert.

Ein Kommunikationssystem für den Schlosskeller. Von der Eingangsbestätigung bis zur Bewertungsanfrage.

Konzept zur Digitalisierung der Gästekommunikation, erstellt von Avec Chaleur für den Schlosskeller Herrenberg.
Die Ausgangslage

Ausgangssituation

Die aktuelle Infrastruktur für Gästeanfragen zeigt in drei Bereichen Optimierungspotenzial.

Zustellprobleme bei E-Mails
Die technische Konfiguration des aktuellen Anbieters führt dazu, dass ausgehende Nachrichten als Spam klassifiziert werden oder nicht zugestellt werden.
Hoher manueller Aufwand
Jede Anfrage wird einzeln manuell bearbeitet. Das bindet Kapazitäten, die im Tagesgeschäft gebraucht werden.
Fehlende Prozessstruktur
Reservierungen, Eventanfragen und Rückfragen laufen über denselben Kanal, ohne Kategorisierung oder Priorisierung.
Der Lösungsansatz

Der Weg zur Lösung

Die Optimierung erfolgt in zwei Stufen. Beide sind einzeln wählbar.

Ist-Zustand
  • E-Mail-Zustellung unzuverlässig
  • Jede Anfrage manuell bearbeitet
  • Keine Bestätigung außerhalb Geschäftszeiten
Antwortzeit: Stunden bis Tage Verlorene Anfragen: Regelmäßig
→
Einmalige Einrichtung
Stufe 1
Infrastruktur
  • Zuverlässige E-Mail-Zustellung
  • Zentrale Übersicht alle Standorte
  • Automatische Eingangsbestätigung
  • Einrichtung + Einweisung
Antwortzeit: Stunden (manuell) Erreichbarkeit: Bestätigung 24/7
→
Einrichtung + Betreuung
Stufe 2
Automatisierung
  • KI-Antwortentwürfe per WhatsApp
  • Freigabe mit einem Tippen
  • Antworten in unter 30 Sekunden
  • Automatische Bewertungsanfragen
Antwortzeit: Unter 30 Sekunden Erreichbarkeit: 24/7 mit Antworten Bewertungen: Automatisch
Stufe 2

Automatisierung

Aufbauend auf der Infrastruktur aus Stufe 1: Das System erfasst eingehende Anfragen, erstellt KI-gestützte Antwortentwürfe und ermöglicht die Freigabe per WhatsApp.

1
Eingang
Anfrage geht ein

Eine Anfrage kommt per E-Mail oder Kontaktformular rein. Das System erkennt automatisch Anfragetyp, Datum und Personenzahl.

2
Automatisch
Sofortige Eingangsbestätigung

Der Gast bekommt innerhalb von Sekunden eine persönliche Bestätigung mit seinem Namen und seiner Anfrage. Er weiß sofort, dass seine Nachricht angekommen ist.

3
WhatsApp
Antwortentwurf per WhatsApp

Ihr bekommt den KI-Entwurf direkt auf WhatsApp. Passt, so wie er ist? Einmal tippen. Wollt ihr etwas ergänzen? Einfach schreiben, z.B. „Catering anbieten", und der Entwurf wird aktualisiert.

4
Ergebnis
Professionelle Antwort an den Gast

Der Gast erhält eine individuell formulierte E-Mail, zeitnah und im Ton des Schlosskellers. Automatisch zu euren Geschäftszeiten versendet.

Das Angebot

Leistungsumfang

Stufe 1
Infrastruktur
Einmalige Einrichtung
  • Umzug zu einem professionellen E-Mail-Anbieter
  • Technische Einrichtung für zuverlässige Zustellung
  • Gemeinsame Übersicht für alle Restaurants
  • Automatische Eingangsbestätigung an eure Gäste
  • Einrichtung auf allen euren Geräten
  • Persönliche Einweisung vor Ort
Stufe 2
Automatisierung
Einmalige Einrichtung + monatliche Betreuung
  • Alles aus Stufe 1
  • Eure eigene KI erstellt Antwortentwürfe in eurem Ton, die ihr vor dem Absenden anpassen könnt
  • Freigabe per WhatsApp mit einem Tippen
  • Versand immer nur zu euren Geschäftszeiten
  • Strukturiertes Kontaktformular auf eurer Website
  • Sofortige Benachrichtigung bei dringenden Anfragen
  • Automatische Bewertungsanfrage zwei Wochen nach dem Besuch
  • Wöchentlicher Überblick über alle Anfragen und Antwortzeiten
  • Laufende Betreuung und Weiterentwicklung durch Avec Chaleur
Wie es weitergeht

Nächste Schritte

01
Bestandsaufnahme
Gemeinsame Analyse der aktuellen Situation und Definition der Anforderungen.
02
Angebot
Detailliertes Angebot mit transparenter Kostenaufstellung für Einrichtung und laufende Betreuung.
03
Implementierung
Einrichtung des Systems, Migration der bestehenden Infrastruktur und persönliche Einweisung des Teams.
Schritt 1 · Anfrage
Eine Anfrage geht ein
Ein Gast schickt eine Anfrage per E-Mail oder Kontaktformular. Das System erkennt automatisch die Details.
📨 Neue Anfrage eingegangen

👤 Sandra Müller   familie.mueller@gmail.com
📅 15. März
👥 ca. 35 Personen
🎂 Geburtstagsfeier mit Buffet
Schritt 2 · Sofortige Bestätigung
Der Gast erhält eine Eingangsbestätigung
Innerhalb weniger Sekunden geht automatisch eine persönliche Bestätigung raus.
Von: info@schlosskeller-herrenberg.de
Ihre Anfrage beim Schlosskeller

Liebe Frau Müller,

vielen Dank für Ihre Anfrage zur Geburtstagsfeier am 15. März. Wir haben Ihre Nachricht erhalten und melden uns zeitnah mit allen Details bei Ihnen.

Herzliche Grüße,
Ihr Schlosskeller-Team

Schritt 3 · WhatsApp
Antwortentwurf per WhatsApp
✍️ Antwortentwurf

Liebe Frau Müller,

wie schön, dass Sie den Geburtstag Ihres Mannes bei uns feiern möchten! Am 15. März können wir Ihnen unseren großen Saal für bis zu 40 Personen anbieten.

Herzliche Grüße,
Ihr Schlosskeller-Team
Schritt 4 · Versendet
Der Gast bekommt die Antwort
Persönlich, schnell und im richtigen Ton.
Von: info@schlosskeller-herrenberg.de
Re: Anfrage: Geburtstagsfeier am 15. März

Liebe Frau Müller,

wie schön, dass Sie den Geburtstag Ihres Mannes bei uns feiern möchten! Am 15. März können wir Ihnen unseren großen Saal für bis zu 40 Personen anbieten. Auf Wunsch übernehmen wir auch das Catering mit regionalen Spezialitäten und gestalten euren Abend ganz nach euren Wünschen.

Gerne bespreche ich die Details mit Ihnen persönlich. Wann darf ich Sie am besten erreichen?

Herzliche Grüße,
Ihr Schlosskeller-Team